Central indkøb af flere varer, opbygning af en solid indkøbsorganisation, koordinerede indkøb og nye indkøbsredskaber har realiseret gevinster på mere end 9 mio. kr. årligt i Vesthimmerland Kommune.
I forbindelse med sammenlægningen af Aars, Farsø, Løgstør og Aalestrup kommuner pr. 1. januar 2007 ønskede ledelsen en vurdering af effektiviseringspotentialet inden for indkøb, og hvordan potentialet kunne realiseres.
En sådan analyse blev gennemført på fire uger. Analysen viste et årligt besparelsespotentiale på ca. 8,5-11,4 mio. kr., og den samlede business case viste en nettobesparelse på 32,5 mio. kr. i perioden 2007-2010, baseret på projektstart i november 2006.
Løsningen
Udgangspunktet for at optimere indkøb ved bl.a. indgåelse af obligatoriske aftaler var legitimeret gennem en politisk vedtaget indkøbspolitik. Men i praksis stod indkøbsprojektet over for en større forandringsledelsesopgave, da praksis i flere af de tidligere kommuner var, at aftaler blev indgået decentralt, og i vid udstrækning var frivillige.
Indkøbsprojektet havde derfor behov for at kunne påvirke indkøbsadfærden direkte, og der blev nedsat en styregruppe, som fulgte projektet nøje og var ambassadører for projektet.
Indkøbsoptimeringen blev gennemført i to faser. Fase 1 inkluderede en optimering af 30 varegrupper, mens der i fase 2 var planlagt optimering af yderligere fem varegrupper. Implementeringen af fase 1 havde en varighed på otte måneder, mens fase 2 var estimeret til seks måneder.
Varegrupperne, som blev optimeret, spænder fra råvarer som naturgas, benzin, diesel og fyringsolie til fx persontransport og annoncer. Den interne bemanding af indkøbsområdet bestod af halvanden fuldtidsmedarbejdere, som i fase 1 blev assisteret af to eksterne konsulenter samt assistance fra KMD i forbindelse med udrulningen af KMD WebIndkøb.
Ligeledes var budgetafdelingen involveret i projektet i forbindelse med "gevinstrealiseringen", hvor realiserede besparelser blev dokumenteret og fjernet fra de relevante budgetter.
Ud over opbygningen af en solid indkøbsafdeling arbejder kommunen ligeledes løbende med at indgå forskellige alliancer omkring opgaver på indkøbsområdet. I forlængelse af denne proces har kommunen bl.a. indgået en partnerskabsaftale med SKI.
I forlængelse af indkøbsoptimeringen i 2007 og realiseringen af besparelsespotentialet på kort og mellemlangt sigt har kommunen i samarbejde med SKI udarbejdet en mere langsigtet indkøbsstrategi.
Resultatet
En evaluering gennemført i foråret 2008 berørte forskellige områder og viste bl.a.:
- De faktiske gevinster for fase 1 var over 9 mio. kr. årligt.
- Fase 2 var endnu ikke afsluttet, men forventningen var mere end 2 mio. kr. yderligere.
- KMD Webindkøb er implementeret som et vigtigt værktøj, der delvist anvendes som bestillingsværktøj og delvist som informationsværktøj. Der er dog plads til store forbedringer i anvendelsesgraden.
- Organisationen har været gennem en omstillingsproces i forhold til indkøb, men det vurderes, at hovedparten af medarbejderne kender indkøbspolitikkens hovedtræk og er positive over for centrale aftaler.
Læs Vesthimmerland Kommunes indkøbspolitik via linket i højre side.