KL's Konsulentvirksomhed (KLK) gennemførte i foråret en organisationsanalyse af Herlev Kommunens jobcenter. Analysens formål var at pege på muligheder for at opbygge en ny og effektiv organisation, som kunne imødegå de kommende års udfordringer på beskæftigelsesområdet
Herlev Kommune stod, som alle andre danske kommuner den 1. august 2009, overfor at skulle overtage beskæftigelsesindsatsen for de forsikrede ledige fra staten.
Derfor bad Herlev Kommune KLK se nærmere på hvorledes kommunen kunne styrke sine i forvejen gode resultater gennem blandt andet en styrket organisation.
Hensigten med initiativet var, at sikre fokus på resultater og hensynsfuld borgerbetjening. Desuden var det ønsket at integrere de statslige medarbejdere og sætte fokus på hvorledes jobcentret i endnu større grad kunne styrke faglige kompetencer gennem en effektiv organisering af jobcentret.
Et projekt i tre faser
KLK valgte at opdele projektet i 3 faser.
Hver fase havde til formål, at danne et kvantitativt og kvalitativt datasæt som både konsulenterne og styregruppen kunne stå på, når der skulle peges på forslag til ny organisationsmodel.
1. Fase
omhandlede en kvantitativ afdækning af sagsmængder, organisatorisk setup og registrering af tidsforbrug på de enkelte opgaver og funktioner som centrets enkelte medarbejdere i dag løser. KLK underopdelte de konkrete opgaver og funktioner ud fra 8 kerneopgaver som jobcentret i dag retter sig imod.
2. Fase
omhandlede en kvalitativ afdækning af medarbejdernes kompetencer i det nuværende center og afdækning af kompetencer i relation til fremtidige opgaver i det enstrengede system. Samlet deltog 40 medarbejdere i kompetenceafdækningen.
3. Fase
omhandlede en analysefase hvor konsulenterne på baggrund af de første 2 faser opstillede forskellige forslag til ny organisationsmodel. Modellerne skulle alle rumme, at sikre en effektiv opgavevaretagelse, sikre de fornødne kompetencer i de enkelte afdelinger og endeligt være fleksible i forhold til de udfordringer arbejdsmarkedet forventes at give kommunen de kommende år.
Resultat
På baggrund af analysearbejdet anbefalede KLK, at Herlev Kommune arbejder videre med en ny organisationsmodel, som har fokus på at sikre en større robusthed i den daglige drift. Samtidig ville den nye model sikre en større vidensdeling mellem medarbejderne i indsatserne på de 8 kerneopgaver.
Endvidere pegede KLK på, at Herlev Kommune skal styrke jobcentrets modtagelse af nye borgere. Her rettes fokus ydermere på hurtig tilbagevenden til arbejdsmarkedet.
Som en forventet effekt af den nye organisering opstillede KLK ligeledes forslag til hvorledes jobcentret fremadrettet kan opnå en effektiv ressourceanvendelse i det daglige arbejde med kerneopgaverne, samt sikre et effektivt og sammenhængende sagsforløb for de borgere, der henvender sig i jobcentret. Mulighederne for fremadrettet at sikre en effektiv ressourceanvendelse tog blandt andet sigte på arbejdsgange og processer i driften samt udvikling af organisationens kulturer og værdier i den faglige indsats.
KLK som værdifuld dialogpartner
Social- og Sundhedsdirektør Ruth Christensen havde følgende kommentar til projektets forløb og resultater:
”Kommunaliseringen af beskæftigelsesindsatsen var en god lejlighed til at gentænke organiseringen af jobcentret. Vi inddrog KLK i dette arbejde, med henblik på hjælp til at udvikle en fleksibel organisation, der hurtigt kan omstille sig i forhold til nye opgaver, konjunkturændringer og lovgivningsmæssige initiativer. KLK har i idé-, design- og udviklingsfasen været en værdifuld dialogpartner - og deres input har bl.a. betydet, at vores organisation, der udfolder sig i november 2009, er fuldt gearet til at implementere den nye matchmodel i 2010"