KL har sammen med kommunerne opbygget en metoderamme som kombinerer metoder fra Lean, arbejdsgangsanalyse og dokumenterede arbejdsgange i KL´s Arbejdsgangsbank. Metoden kaldes KLAR-Kommunernes Lean og Arbejdsgangsanalyse. KLAR trækker på Lean redskaberne som kortlægning af processer, og på de optimeringsprincipper der er meningsfulde i kommunal sammenhæng. Derudover er der fokus på at udvælge de rigtige arbejdsgange og få opstillet præcise effektmål for arbejdet med procesoptimering.
At følge hele sporet
Når vi analyserer arbejdsgange i kommunerne, er formålet er se på tværs af siloerne – de organisatoriske, myndighedsmæssige og it-mæssige siloer som kommunerne traditionelt opdeles i. Vi følger det egentlige spor af arbejde der leverer ydelser. Hvis ydelserne skal leveres effektivt, med den rette kvalitet og service og med medarbejdere der trives, så må vi følge hele sporet.
At måle og videndele
På baggrund af viden om dokumenterede problemer i arbejdsgangen udarbejder vi effektmål så vi kan målrette vores arbejde med procesoptimering, og ikke mindst dokumentere om indsatsen gjorde en forskel. Vi ”rentegner” vores nye arbejdsgange i BPMN (Business Process Modeling Notation) som er en international standard for at dokumentere og modellere processer. Formålet er at sikre, at den er dokumenteret i et fælles sprog, vi også efterfølgende kan redigere i, og at vi kan dele viden om den nye arbejdsgang f.eks. til it-leverandører, andre kommuner eller kollegaer.
At skabe forandring
.. er stor kunst.. og ikke desto mindre er det hvad vi har gang i, når der skal ændres på daglig praksis og rutiner. For hvordan kan det være, at vi sjældent får ændret det der står i vejen for en god arbejdsgang? Meget procesoptimering er jo sund fornuft, som vi sagtens tidligere kunne have ændret. Vores daglige praksis hviler på et fundament af værdier og grundlæggende antagelser vi normalt ikke får øje på. Men de kommer ofte frem i lyset, når vi kortlægger og designer arbejdsgange. Derfor handler KLAR også om værdidiskussioner f.eks. om hvad der er god service for borgeren, hvordan man er en god kollega m.m.. Erfaringen er, at procesoptimering er en fantastisk chance for at arbejde med værdier – på et langt dybere plan, end man normalt når i en værdiproces.
At blive ved med at skabe forandring
Langtidsholdbar KLAR er et forandringsprojekt med tydelig medarbejderinvolvering og ledelsesmæssig forankring. Det er afgørende for en succesfuld implementering af arbejdet med procesoptimering at ledelsen efterspørger resultater og afsætte tid og ressourcer til arbejdet. KLAR handler ikke om at ”fixe” en arbejdsgang. Potentialet ved at skabe en forbedringskultur, hvor der er fælles sprog og metode omkring forbedringsarbejdet og hvor evnen til at ”se hele processen” skærpes, er meget større.
For yderligere information om KLAR undervisningstilbud eller konsulentydelser kontakt: Chefkonsulent Mette Tange Vestergård mtv@kl.dk