Kan opgaverne løses på en bedre og smartere måde samtidig med, at man bevarer en god og effektiv service over for borgerne? Ja, uddannelse af KLAR konsulenter giver målbart forbedrede arbejdsgange i Vejen
Kan opgaverne løses på en bedre og smartere måde samtidig med, at man bevarer en god og effektiv service over for borgerne? Ja, mener man i Vejen kommune, hvor har man uddannet knap 20 medarbejdere fra forskellige dele af forvaltningen i at kortlægge og redesigne arbejdsgange. Resultatet er målbart forbedrede arbejdsgange på en række områder og en spirende forbedringskultur blandt medarbejderne.
Metoden der anvendes er KLAR, Kommunernes Lean og Arbejdsgangsanalyse, som trækker på erfaringer fra kommunale Lean projekter og fra Arbejdsgangsbanken. De uddannede KLAR konsulenter bestilles af afdelingscheferne til at gennemføre procesoptimering i deres afdeling, men ansvaret for implementeringen af den nye arbejdsgang ligger hos ledelsen.
Resultatet af procesoptimeringen har typisk været færre flaskehalse, kortere sagsbehandlingstid men også forbedret kvalitet. ”Det har givet resultat, at komme i dybden med og få italesat og konfirmeret den måde vi mest optimalt løser opgaverne på” udtaler socialrådgiver Lene Schütz.
Alfa og omega i at procesoptimeringen gennemføres med et godt resultat er, at de berørte medarbejdere er medinddraget og tager medejerskab til de nødvendige forandringer.
I flere tilfælde har man haft gavn af at starte procesoptimeringen med Arbejdsgangsbankens ” korrekte arbejdsgange” som viser de opgaver som loven kræver. Når processen på den måde er ”kogt helt ind til benet” undgår man selvskabt bureaukrati.
En bred ledelsesopbakning og en fælles metoderamme i hele forvaltningen har været afgørende for succesen. Metoden afprøves nu også på det decentrale niveau, og der er planlagt uddannelse af nye KLAR konsulenter som kan forstærke arbejdet.
Kontakt: Borgerservicechef,Vejen Kommune Jane Ussing