Hedensted Kommune er ugens problemknuser med målet om en papirløs Løn og Personale Afdeling. Foreløbigt har kommunen fjernet 85.000 papirbreve om året.
Den papirløse afdeling
I en tid med knappe ressourcer er der mange arbejdstimer at hente, hvis papirbunkerne reduceres. Hertil kommer besparelser på porto og materialer. Derfor introducerede Hedensted Kommune tanken om at blive papirløs i Løn og Personale.
Det hele startede med lønsedlerne og der var en god opbakning fra kommunens medarbejdere. Herefter tog kommunen fat i at digitalisere ansættelsesprocessen dvs. stillingsopslag, bekræftelse af modtagne ansøgninger, indkaldelser til samtaler og afslag.
Hedensted arbejder systematisk med at fjerne papiret – både indgående, cirkulerende og udgående. Der sker fx ved løbende at sætte det papirløse tema på dagsordenen på personalemøder.
Gevinsten er soleklar
Gennem de seneste år er Løn og Personale reduceret med ca. 2,7 stillinger svarende til ca. 15 % af normeringen. Kommunen vurderer, at digitaliseringen har realiseret 2,4 stillinger. På denne måde er det blevet muligt at løse opgaverne med en lavere normering, uden at de tilbageværende medarbejdere har skullet løbe hurtigere.
En anden gevinst er, at mange opgaver nu løses med en bedre og mere sikker kvalitet. Fx sker interne indberetninger nu via intelligente, digitale blanketter, der automatisk tjekker, at data er korrekte og fyldestgørende.